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L'événementiel sous toutes ses formes
Marie-Annick Boisvert : Entreprise d’organisation d’événement Stéphane Parent : Président de l’entreprise Événement’ ciel Marie-Ève Roy : Chargée de projet, Communications et événements, Équiterre François Cormier : Salon de l’environnement Danielle L’Espérance : Service à la vie étudiante du CEGEP du Vieux Montréal
Entreprise d’organisation d’événement Après avoir pris connaissance des questions des participants, Marie-Annick parle de son parcours. Un des conseils qu’elle donne est de foncer vers ce qui nous intéresse, qu’il y a différents moyens pour arriver à une même destination. Malgré le fait qu’elle n’ait pas reçu de formation pour devenir organisatrice d’événement, c’est son cheminement professionnel l’a dirigé vers ce domaine. Marie-Annick dit que l’événementiel n’était pas reconnu comme un métier il y a dix ans. Les gens qui voulaient travailler dans ce domaine devaient créer eux-mêmes leur travail. L’événementiel comprend trois plusieurs aspects importants : les relations publiques, la promotion et l’événementiel « pur ». Pour Marie-Annick, la création d’événements est tout à fait naturel et apporte une certaine adrénaline. L’événement qui l’a vraiment poussé à partir à son compte est le party du nouvel an qu’elle a organisé pour l’an 2000. Ce qui l’a aidé dans sa démarche d’entreprise, c’est le fait qu’elle se soit bâtie un réseau de contacts solides. Elle a su profiter de ses amis pour lui faire une certaine publicité en l’engageant pour créer des événements. De plus, elle a eu droit à des bourses car elle partait à son compte. Lors de la création de ses événements, Marie-Annick est le seul maître à bord. Elle n’engage que des pigistes. Elle essaie de varier ses équipes de travail dans le but de faire des événements différents les uns des autres. Elle aime bien être le guide de l’équipe pour les diriger du point A au point B, mais ce n’est pas le cas de tous. Pour ce qui est de l’aspect direction artistique, nous retrouvons deux types. Il y a le directeur artistique général qui s’occupe autant de l’animation que de l’ambiance de l’événement. Marie-Annick aime bien engager des gens qui ont une tâche spécifique pour l’organisation de son événement. Elle n’hésite pas à engager quelqu’un pour l’animation, une autre personne pour les décors, etc.… En fait, il est important de se fier à nos forces pour pouvoir créer ses événements. Pour Marie-Annick, si un client vient chercher son aide, c’est pour son aspect créatif. Stéphane Parent a ajouté que le type de clientèle visé et les produits offerts par la compagnie influencent grandement le choix des clients. Selon Marie-Annick, il existe des postes d’organisateurs d’événements à l’intérieur des grandes entreprises, mais ils font quand même appel à des services professionnels, comme elle, pour les aider lors d’événements d’envergures. Dans ces cas, elle est souvent appelée à travailler avec un comité organisateur ou une personne mandatée pour l’aider dans la planification. Les événements que Marie-Annick organise attirent beaucoup de médias. Il est important pour elle d’avoir des vedettes afin d’attirer les yeux vers les événements qu’elle crée, car c’est plus rentable pour ses clients. Il est aussi important de connaître les objectifs des clients. Si celui-ci ne les connaît pas il faut l’aider à les cibler en posant des questions. Il faut être capable de s’adapter à tous types de clients car ils n’ont pas tous les mêmes demandes. Certains ont tout vu et d’autres sont très conservateurs. Marie-Annick conseille beaucoup ses clients dans leurs démarches. Elle n’hésitera pas à dire à ses clients qu’ils devraient plutôt investir dans une publicité que dans un événement. Dans le domaine de l’organisation d’événements, c’est nécessaire, voire obligatoire, d’aller chercher des commanditaires pour pouvoir se financer. Pour ce qui est du budget, il est facile de placer au moins la moitié, si ce n’est pas plus, dans l’alcool/nourriture, la location de la salle et de l’équipement technique. Mais à la base pour créer un bon événement, il faudrait mettre un cent dollars par personne pour avoir quelque chose de plaisant qui se passe. Le montant peut varier d’une entreprise à l’autre tout dépendant de la charge administrative de la compagnie organisatrice. Mais le montant de profit moyen se situe entre 10% et 15% du salaire total. Ces frais sont importants à prévoir car pour quelqu’un qui part à son compte, il y a énormément de dépenses à considérer comme les assurances et les divers comptes. De nos jours, la création d’événements est très populaire, tout le monde veut avoir son événement et tout le monde veut en créer. Un événement promotionnel a beaucoup plus d’impact qu’une publicité télé ou papier. Marie-Annick trouve très gratifiant son travail. Il lui est important de bien s’entendre et d’avoir une bonne confiance avec son client pour que le processus de création et l’événement soient beaux et uniques. Un bon conseil est de profiter de toutes les expériences qui peuvent être en lien avec ce que l’on veut faire. C’est une occasion de voir ce qui nous plait ou non et de se forger ainsi une bonne perception sur la réalité. Selon Marie-Annick, il est important aussi de vendre notre personnalité. Il ne faut pas non plus s’en faire avec les imprévus car ils sont fréquents dans ce milieu. haut de la page
Stéphane ParentPrésident de l’entreprise Événement’ ciel
Les entreprises d’événementiels ont chacun leur particularité, elles n’ont pas toutes la même structure. Toutefois les clients ne font pas la différence lorsqu’ils recherchent le service d’un organisateur. Par exemple, une fois une entreprise a fait une demande de proposition à quarante entreprises. Concevoir une proposition peut prendre de 10 à 40 heures, en plus de ne pas être payé pour ces heures, on risque de se faire voler ses idées. Il n’existe malheureusement aucune façon de protéger nos idées, à part d’offrir un concept que tu es le seul à pouvoir réaliser.
Selon Stéphane une entreprise d’événement doit se promouvoir constamment afin de dénicher des contrats, puisque à peine 20% des contrats se renouvellent. Pour des raisons telles que l’événement n’est pas ponctuel, le désir de changer d’entreprise pour changer ou encore une personne connaît une autre personne qui s’improvise organisateur. Chez l’événement’ciel l’équipe de vente est constitué du même nombre d’employés que celle de production. Avoir l’âme d’un vendeur est primordial pour partir ce type d’entreprise, si ce n’est pas le cas il vaut mieux s’abstenir. En tant qu’organisateur il faut apprendre à se vendre pour les clients, mais aussi pour ses employés et ses fournisseurs.
Le fonctionnement de son entreprise Chaque contrat est un projet et il y a trois niveaux d’opération à l’intérieur de chaque projet : 1. Directeur d’opérations 2. Chargé de projet 3. Coordination
Les imprévus Gérer les imprévus fait partie des tâches de l’organisateur. Celui-ci est toujours responsable de tout ce qui peut arriver, puisque c’est lui qui a engagé les gens travaillant sur le projet. C’est donc à lui de gérer la situation problématique et tout dépend de sa réaction. Il doit être capable de garder son sang froid et de réagir vite. L’imprévu le plus récurent est la température, il faut apprendre à vivre avec dame nature.
Anecdote : Lors d’une tempête de neige le camion transportant tout le matériel s’est retrouvé dans le fossé, il a dû envoyer un autre camion pour récupérer le matériel et le livrer à destination.
Financement de ton entreprise: Les subventions pour les PPE provenant du gouvernement n’existent pratiquement plus, tu dois alors te trouver du financement privé. Ton propre investissement dans ton entreprise est important pour te trouver des financiers. C’est une sorte de garantie montrant ton sérieux face au projet cela montre que tu es prêt toi aussi à prendre un risque.
Citation « Si c’était facile, tout le monde le ferait »
Chargée de projet, Communications et événements, Équiterre
« Avoir une bonne idée dans son salon c’est super, mais ça ne donne pas grand chose, il faut être capable de bien la communiqer » Cette phrase lui est restée dans la tête depuis sa tendre enfance. C’est pour mettre en pratique cette pensée qu’elle s’est tournée vers le BAC en communication profil relations publiques, après avoir commencé des études en politique. Elle travaille maintenant depuis trois ans et demi au sein de l’organisme Équiterre où les valeurs de l’organisme se rapprochent sensiblement des siennes. Comme l’affirme Marie-Ève, travailler dans le monde du communautaire c’est difficile et demande de la patience, par contre on y retrouve une certaine valorisation.
Équiterre: L’environnement a pris un essor très important au cours des dernières années. Ce qui a permis à Équiterre de se développer rapidement. Selon Madame Roy, Équiterre est une boîte de communication qui incite les citoyens, les organisations et le gouvernement à poser davantage de gestes écologiques, solidaires et équitables. Cet organisme intervient dans plusieurs domaines tels que : l’efficacité énergétique, le changement politique, le transport, le commerce équitable ainsi que l’agriculture écologique. Leurs interventions se font par l’entremise de projets de démonstration, par de l’éducation sensibilisation et par les affaires publiques.
Difficulté: Le milieu du communautaire a peu de moyen financier, il dépend beaucoup de l’aide des bénévoles et des stagiaires. Une des conséquences du manque d’argent est l’absence de recherche et d’étude de marché. Dans ces conditions lorsqu’on entreprend une campagne de sensibilisation, il est essentiel de se faire confiance et d’être capable de prendre des risques.
Positif : C’est un emploi où il est possible de constater les avancements réels réalisés par ses interventions. De plus, avec la nouvelle montée de l’environnement, il est facile de faire des partenariats et des relations médias.
L’organisation d’événement: Dans le cadre de son travail, elle doit organiser trois types d’événements ; des conférences de presse, des tournées (La planification d’une tournée exige une logistique très compliquée) et des conférences. La dernière conférence qu’elle a organisée était une conférence donnée par David Suzuki au Palais des congrès.
L’avantage ou l’inconvénient, tout dépend des intérêts, est qu’elle organise les événements de A à Z. C’est à dire de la liste de presse aux tasses à café.
Le financement qu’elle reçoit est destiné à un projet en particulier, ce qui ne lui laisse aucune marge de manœuvre possible. Il faut constamment négocier les prix aux fournisseurs pour arriver à réaliser l’événement.
Équiterre organise évidemment des événements écoresponsables et incite tout le monde à faire la même chose. Salon de l’environnement
François Cormier a une formation en Sciences pures ainsi qu’en théâtre (jeu et mise en scène). Il a été chargé de cours à l’UQAM et dans certains Cegeps. En 2005, il crée la coopérative Terre Nouvelle, qui a pour but de sensibiliser les gens aux problèmes environnementaux et d’envisager certaines solutions. Après avoir discuté avec plusieurs acteurs du milieu environnemental, il constate qu’il y a un manque à gagner du côté de la promotion des produits et services environnementaux. Il décide donc de créer le Salon National de l’Environnement, une première mondiale. Il se tient chaque année dans le Vieux Port et l’entrée est gratuite pour les visiteurs.
En plus de favoriser les rencontres et le partage des connaissances, le salon permet à ses visiteurs de connaître les produits écologiques et de s’en procurer. Les gens peuvent assister à des conférences et à des démonstrations, ce qui leurs permettent d’en savoir plus sur un sujet ou un produit en particulier. Le Salon est divisé en plusieurs sections : l’énergie, le transport durable, santé/chaires de recherche, éducation, ONG, entreprises, tourisme équitable/écotourisme, consommation responsable, artisans récupérateurs et mode écolo (prêt-à-porter, designers, fibres biologiques).
Puisque l’équipe de l’organisation du salon est restreinte, il fait appel à une firme spécialisée en logistique pour assurer un bon fonctionnement. L’accès au site est gratuit grâce aux nombreux commanditaires qui s’impliquent d’année en année. Les partenaires médias et les fournisseurs permettent un échange de services efficace. Il ne pas faut oublier l’implication des bénévoles, car sans eux, le salon n’existerait pas.
Malgré que le Salon prenne de l’importance chaque année, ce projet ne cadre dans aucune subvention du domaine culturel ou du développement commercial, car il est impossible de calculer l’impact réel de la sensibilisation. Pour plus d’informations : www.terrenouvelle.info Service à la vie étudiante du CEGEP du Vieux Montréal
Danielle L’Espérance est détentrice d’un certificat en Animation et recherche culturelles. Elle œuvre aujourd’hui au service de la vie étudiante du CEGEP du Vieux Montréal. Considérant que ce dernier fait partie du réseau intercollégial des activités socioculturelles du Québec, elle est appelée à organiser des activités précises (ex : CEGEP en spectacle). Selon madame L’Espérance, le réseau est une bonne manière de favoriser les échanges entre les CEGEPS et les animateurs.
Le défi de son emploi est de réussir à intéresser les jeunes à ce qui se passe dans leur Cegep; l’établissement se situe au coeur du centre-ville et de ses activités multiples, ce qui augmente la difficultée d’avoir une grande participation. Elle doit donc agir en partenariat avec les enseignants pour mettre sur pied des activités obligatoires qui s’inscrivent dans la logique des cours. Elle est ouverte aux propositions des étudiants qui ont parfois de bonnes idées d’activités. Son travail est en constante redéfinition; elle peut agir en tant qu’organisatrice ou comme soutien aux étudiants.
Puisque le Cegep du Vieux Montréal est beaucoup axé sur des disciplines artistiques, elle organise plusieurs projets culturels et artistiques pour faire travailler les étudiants dans leur domaine d’étude. Dans le but d’habituer les jeunes à participer aux activités socioculturelles, elle organise des spectacles chaque mardi midi au Café étudiant.
Les gens intéressés par cette profession ont intérêt à « se faire connaître » ; il ne faut pas hésiter à donner des ateliers, à arriver avec des nouvelles idées. Le bouche-à-oreille est très important …
Laurent Cappelaere (Coordonateur responsable des événements à la Fondation des Auberges du Cœur)
Monsieur Cappelaere possède un BAC par cumul : rédaction, relations publiques, ainsi qu’en administration marketing et gestion de projet. À la suite de ses études, il a été coordonnateur d’événements spéciaux à Londres dans une compagnie d’alimentation qui a pour nom, «Cross Channel Catering Company». Son mandat était de veiller au bon déroulement des événements spéciaux dans les trains entre la France et l’Angleterre. Par la suite, il a été organisateur d’événements pour la compagnie SPECTRA. Pendant 3 ans, il combinera sa passion pour la gastronomie et son talent d’organisateur en s’occupant de la « Semaine des saveurs ». Il a également été conseiller en relations publiques chez ENZYME Communication. Attiré par le domaine communautaire, il décroche le poste de Coordonnateur responsable des événements à la Fondation des Auberges du Cœur.
À la Fondation, il s’occupe d’événements déjà existants (Opération Tirelire), il recherche de nouvelles idées, il fait le budget, les échéanciers et doit recruter de nouveaux fournisseurs. Il encadre également les bénévoles, conçoit des outils de communication et doit faire le post-mortem de chaque activité ou événement.
Selon monsieur Cappelaere, les aptitudes requises pour travailler dans le domaine communautaire sont : être créatif, curieux, avoir du leadership, être organisé, être sensible aux causes défendues, être ouvert d’esprit, savoir se bâtir un réseau et être diplomate. Pour pouvoir entrer dans le milieu communautaire, il est conseillé de commencer par faire du bénévolat, d’être une personne empathique et de faire passer nos qualités personnelles avant notre expérience. Les idées et les champs d’action sont sans limites; il suffit seulement d’être entouré de gens motivés pour les mettre en œuvre. Pour plus d’informations : www.aubergesducoeur.com
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